سامانه و اختلاف نظرها در خصوص بخش خدمات تبعی (سایر خدمات ثبتی)

این روزها و در دل سامانه ثبت آنی گهگاه در حین مراودات با همکاران متوجه اتفاقات عجیبی می‌شویم. بد نیست در حین تمام تکاپوها و هیجان‌ها و فراز و نشیب‌های سند رسمی نیم نگاهی نیز به مسائل در جریان این سامانه و تامل و تعامل در خصوص این موارد داشته باشیم تا اگر هریک از ما در این مسیر در بخشی از حوزه سند رسمی در سامانه مشغولیم با رویه‌های صحیح یا حداقل واحدی به پیش برویم

از این رهگذار در بخش قبلی به بررسی تاریخ امضای سند به عنوان معضلی که در اسناد صادره از سامانه وجود دارد به تحلیل و بررسی نظرات موجود پرداختیم. در این بخش بد ندیدیم نگاهی داشته باشیم به مطالب در بخش سایر خدمات ثبتی که منظور نظر همان خدمات تبعی مورد اشاره در سامانه است.

با نگاهی بر بخش سایر خدمات ثبتی، شاید بتوان از چند زاویه این موضوع را بررسی کرد.

در صدر تمام تفاصیلی که در بخش سایر خدمات ثبتی به وجود آمده یک نکته حائز اهمیت ویژه است. آن هم اینکه نظرات متعدد و متمایز و پیچیده با مستدلات مستحکم و متفاوتی در برداشت از اینکه "ثبت خدمات تبعی در سامانه یا به سیاق سابق نسبت به کدام اسناد الزامی است؟" در بین همکاران محترم دیده می شود. در این زمینه تعداد زیادی از همکاران معتقدند با توجه به مفاد دستورالعمل ثبت آنی، آن بخش از خدمات تبعی که مربوط به اسناد تنظیم شده در سامانه باشد ملزم به درج در سامانه است و در خصوص اسنادی که به سیاق سابق و تا قبل از راه اندازی سامانه تنظیم گردیده هیچ اقدام در زمینه خدمات تبعی نیازی به درج در سامانه ندارد و همچنان باید به صورت مستقل در دفاتر مربوطه اعمال گردد.

لیکن بخش دیگری از همکاران معتقدند از آنجا که از تاریخ 26 شهریور هر گونه ثبتی در غیرسامانه ممنوع اعلام شده، مشمول سایر خدمات تبعی نیز می شود و کل اقدامات دفترخانه به جز گواهی امضا می بایست در سامانه ثبت گردد. که هرگروه نیز مستدلات خود را برای این برداشتها دارند. بنظر می رسد این بخش از  مساله نیازمند بحث و مداقه و بررسی و اتخاذ رویه واحد می باشد.

 

اما در بخش مربوط به ظاهر و شکل گواهی صادره ناشی از ثبت این خدمات در سامانه نیز مساله مهمی وجود دارد که عبارت است از اینکه برگه‌ى حاصله برای ثبت خدمات ثبتی (تبعی) دقیقن در شکل و سیاق سند رسمی است. و چه بسا حتی به واسطه درج عنوان مشابه با اسناد در صدر گواهی صادره، برخی همکاران اقدام به ثبت گواهی صادره ناشی از ثبت خدمت ثبتی در این بخش در دفتر جاری نموده یا می‌نمایند که محل تامل دارد.

در این صورت، گواهی حاصله از ثبت فک رهن، فسخ سند، عزل وکیل و استعفا و صدور اجراییه و اخطاریه و قبض سپرده و گواهی علت عدم انجام معامله، که همگی حاکی از ثبت یک تقاضا و انجام یک دستور در دفتر اسناد رسمی و به نوعی اخبار آن در سامانه است، و به هیچ وجه مشمول محدودهِ ی ثبت در دفتر جاری نمی شود اما با ثبت در دفتر جاری، هویت گواهی صادره در فضایی معلق میان گواهی و سند، سرگردان می گردد و در پایان ماه نیز در ردیف اسناد ماهیانه درج و آمار ماهانه را مخدوش می نماید. حال آنکه اگر هر یک از خدمات تبعی قرار باشد در قالب سند تنظیم گردد برای هر مورد روشی خاص و در مجموعه ی مربوط به تنظیم اسناد انجام می گردد که هیچ ارتباط و ربطی به بخش خدمات تبعی ندارد.

در این زمینه شاید بد نباشد، سیستم برای تدقیق و تمایز بین هویت "سند" و "گواهی" های صادره ناشی از ثبت خدمات تبعی، چه از حیث تمایز ظاهری در دستان ارباب رجوع و چه از حیث جلوگیری از اشتباه دفترخانه ها، شکل گواهیهای صادره در این بخش را در قالبی متفاوت از سند رسمی تعبیه کنند که با همان نگاه اول فرمت گواهی خدمات تبعی بودن آن قابل تشخیص و حتی از همان ظاهر نیز مجزای از سند رسمی باشد.

مساله دیگر در بخش خدمات تبعی این است که در این بخش با هویتی مبهم در خصوص خواسته ی سامانه مواجه می شویم. برای مثال، در بخش قبوض سپرده، به طور مشخص معلوم نیست خواسته سامانه صرفا اخبار عمل انجام شده در دفتر امانات است یا بجای گواهی پشت قبوض سپرده که تا به امروز به ارباب رجوع تحویل می شده از این پس قرار است گواهی صادره از سامانه ضمیمه یا جایگزین گردد تا با توجه به این هدف سامانه، دفتر اسناد رسمی ثبت اقدام و مبادرت به تنظیم متن مربوطه در سامانه و پرینت و تحویل یک نسخه از آن به ارباب رجوع نماید. این امر در خصوص سایر خدمات ثبتی نیز محرز و معلق و نیازمند بررسی است.

در مجموع شاید تدوین یک دستورالعمل جامع در خصوص نحوه ی خواسته سامانه از دفاتر اسناد رسمی در خصوص ثبت عزل، استعفا، فسخ و فک اسناد و تبیین اینکه ثبن این اقدام در سامانه از چه زاویه و برچه مبنایی است راهگشا باشد تا با شفافیت حاصله، دفاتر اسناد رسمی بتوانند بر وفق مقررات به صدور گواهی با مندرجات لازم و ضروری و به صورت مفید و ضابطه مند اقدام نمایند.

نکته حائز اهمیت دیگری که در این بخش اتفاق می‌افتد درج گواهی صادره سامانه با مشخصات عریض و طویل و محتوای طولانی گواهی صادره ی سامانه در دفاتر مربوطه است. به طور مثال، درج گواهی عزل یا استعفای وکیل در بخش توضیحات دفتر جاری، که مقابل سند مربوطه (سند وابسته) با تطویل و اطاله ی گواهی صادره که حاوی اطلاعات طولانی طرفین سند است محل تردید در بین همکاران را ایجاد کرده و چه بسا برخی همکاران قاعده را مقید به ثبت گواهی مربوطه عینا در بخش توضیحات دفتر می دانند که با توجه به محدودیت فضای موجود در بخش توضیحات بسیاری از اسناد، با مشکل جدی در این بخش مواجه خواهیم شد. چه بسا برخی اسناد کوتاه بوده و در حین درج گواهی طولانی مربوطه، بخش توضیحات آن سند تمام می گردد و توضیحات نیمه تمام و فضای تمام شده راه حلی برای ادامه کار باقی نمی گزارد و چه بسا عزلی و فسخی و فکی نیمه تمام و سرگردان باقی می ماند.

راه حل ممکن در این زمینه شاید روشن کردن و شفافیت این مساله باشد که نیازی و ضرورتی به درج عینن و دقیق گواهیهای صادره سامانه در خصوص خدمات تبعی در دفاتر مربوطه نیست تا به سیاق سابق دفاتر اسناد رسمی بتوانند اقدام به درج مختصر فک و فسخ و عزل و استعفا و خدمت ثبتی مربوطه در دفاتر خود نمایند و در این زمینه با وقفه یا مشکلی روبرو نگردند.

 به واسطهِ ی طولانی و مفصل بودن مباحث مرتبط با این بخش، تا همین جا را در این مطلب وا می گذاریم تا در بخشهای بعدی به اختلاف نظرهای موجود و پیشنهادات و اختلاف رویه ها و معضلات پیش آمده در این بخش بپردازیم. شاید وحدت رویه و تبادل نظر و تعامل همکاران راهگشای بسیاری از مسائل دست و پاگیر موجود بشود

ادامه دارد

مرجان سهرابی

/ 13 نظر / 16 بازدید
نمایش نظرات قبلی
میرزا بنویس

خدمات ثبتی در سامانه با این وضعیتی که ایجاد شده هیچ جایگاهی ندارد و جز اتلاف وقت ثمری ندارد زیرا این بخش از امور در دفاتر جنبه تنظیم و ثبت ندارد بلکه اخباری است و اتفاقاتی است که بعد از تنظیم سند نسبت به آن میفتد و کار سردفتر اخبار آن اتفاق است و تنها اموری است که با فوریت بیشتر و واقعا "انی" انجام میشد که متاسفانه با ورود به ثبت الکترونیکی و بدون توجه به ماهیت امر به صف اسناد و طولانی شدن فرایندها پیوست اولا بنده هم معتقدم بخش امور تبعی به اسناد تنظیمی در سامانه برمیگردد و شامل اسناد ماقبل نمیشود ثانیا با عنایت به فرایندی که برای انجام آن در نظر گرفته شده موجب نارضایتی ارباب رجوع و سردرگمی دفاتر اسناد رسمی میگردد ثالثا خروجی در نظر گرفته شده دارای فرمت مناسبی نیست و کاربردی نه در دفاتر و نه برای مردم و حتی نه برای واحدهای ثبتی ندارد رابعا از نظر نوع کار و امور مالی تداخل ایجاد مینماید و دفاتر و واحدهای بازرسی را دچار مشکل و با ابهام روبرو مینماید لذا پیشناداتی بشرح ذیل تقدیم میگردد

میرزا بنویس

پیشنهادات : ا-مهندسین محترم ای تی سازمان در این بخش تغییرات کلی و ملموس تر بدهند تا امکان دسترسی سریع مردم و دفاتر به این خدمات ممکن و میسر شود 2-چون این بخش جنبه اخباری دارد باید از نظر برنامه و فیلدهای مورد نیاز دچار تحول و از حالت تنظیم اسناد خارج شود و صرفا به ثبت اقدامات دفترخانه در ملاحظات دفتر بسنده نمایند و این امر مستلزم حداقل فیلدهای اخباری است و برای طرفین سند هیچ نیازی به انهمه فیلد اجباری که گذشتن از سد آن زمان بر باشد نخواهیم داشت و حتی در بسیاری از موارد مانند فک رهن و عزل وکیل و اجرا و ... اتصال به بانک اطلاعاتی ثبت احوال و بخشنامه های ممنوع المعامله هم نمیباشد زیرا فوت راهن در فک و فسخ سند رهنی و اجرائیه تاثیری ندارد و همچنین است فسخ و بلاثر کردن وکالت ناه که اتفاقا فوت خود موجب بلاثر شدن وکالت است ... 3-کافی است با انتخاب راحت نوع خدمات ثبتی دو فیلد مشخصات طرفین ظاهر و شماره و تاریخ سند مورد عمل در فیلد مربوطه ذکر و چنانچه سند در سامانه تنظیم شده باشد فراخوانده و در بخش توضیحات نوع عملیاتی که توسط دفترخانه انجام میشود و به عبارتی در ملاحظات ثبت دفتر نوشته شده در این بخش وارد شود

میرزا بنویس

4-بهای خدمات ثبتی و ارزش افزوده و حق الثبت در فیلد مخصوص توسط سیستم محاسبه و بلافاصله ثبت و بدون نیاز به اخذ شناسه یکتا تائید گردد به این ترتیب میتوان کار ارباب رجوع را انجام و از معطلی نمایندگان بانک جلوگیری و در پایان وقت اداری هرتعداد خدمات انجام شده باشد را در سیستم بصورت اعلامی از نظر آماری و مالی وارد کرد 5-نیازی به پرینت خروجی ندارد مگر اینکه سازمان با هماهنگی و صدور دستورالعمل در مواردی که نیاز به ارسال به واحدهای ثبتی است فرمتهائی مانند اوراق صدور اجرائیه - فسخ نامه - رونوشت - گواهی عدم حضور- اخطاریه عزل وکیل را طبق نمونه ویژه آماده و بدون نیاز به جای امضای اشخاص پرینت نماید تا به این ترتیب از پرینت بتوان استفاده کرد و واحدهای ثبتی هم آن را بپذیرند 6-در صورتی که فرمتها استاندارد سازی نمیشوند قسمت پرینت از این بخش حذف گردد و همانند بخش تعیین اوراق مصرفی که در سامانه دریافت اوراق وجود داشت صرفا خدمات ثبتی در سامانه ثبت آنی وارد و به سازمان ارسال گردد 7-توسط سیستم این بخش از عملیات در سند تنظیمی در سامانه ثبت انی عمل و در بخش تصدیق اسناد با رنگی متمایز فسخ و ابطال و اصلاح و متمم عمل شود

میرزا بنویس

8-امور مالی و آماری بخش خدمات ثبتی در قسمت گزارشات از اسناد منفک و بصورت جداگانه قابل گزارش گیری باشد و به دفتر تمبر سرایت ننماید 9-ضمنا با عنایت به امکان بازرسی امور مالی دفاتر در سامانه ثبت آنی توسط ذیحسابی و حسابداریهای واحدهای ثبتی و سازمان ثبت پیشنهاد میگردد دفتر تمبر حذف گردد

امینی

سلام و عرض ادب . مغفول ماندن این بخش به خاطر مشخص شدن عدم کارایی فعلی و عملی آن در همان هفته اول بود . ثبت قم اعلام کرد عزل و استعفا و فسخ به همان سیاق قبل انجام شود . در قسمت خدمات رونوشت وجود داشت که برداشته شده . یکی از نکات جالب این است که در این سامانه حذف و اضافه بدون اطلاع انجام می شود . لذا شما اگر چیزی را قبول کردی نمی توانی مطمئن باشی که انجام می شود یا نه . امید است همانگونه که استاد ارجمند توضیح کافی فرموده اند به صورتی سهل و آسان و کاربردی کار به سامان بشود .

فرود رفعتی کانون سردفتران کرمان

با درود فراوان بر خانم سهرابی .اگرچه بیشتر باید به مشکلات حقوقی ثبت آنی و تبعات آن پرداخت .ولی عمده ترین مشکل نرم افزاری ثبت آنی این است که پرکردن فیلدهای بیهوده و تغییر پیش فرضها و استفاده از موس و کلیک کردن و بارگیری اطلاعات بسیار و قت گیر است . ثبت اطلاعات و ورود به هر فیلد و خروج از آن چنانچه با صفحه کلید و زدن دکمه اینتر و اسکیپ و ...انجام شود حداقل کمی در وقت صرفه جویی میشود . بطوریکه کاربران دفتر خانه علنا" میگویند زیر حداقل 2ملیون تومان دستمزد در مقابل اینکه چشمانمان را از دست میدهیم عاقلانه نیست!!!و به نظر من حق هم دارند. سردفتر اسناد رسمی شماره 51 جیرفت فرود رفعتی .

نوبخت

سلام / اصلا نگران نباشید تمام مشکلات حل میشه / مانند مشکلات دیگه که دونه دونه داره بدست دولت تدبیر و امید حل میشه / از پایین اومدن نرخ ارز جلوگیری شد ، به ثبت نام کنندگان اخیر مسکن مهر اعلام شد بیاین پولتونو بگیرین خبری نیست / دیشب هم اعلام شد قیمت خودرو حدودا بین 10 تا بیش از 30 درصد دیگه بالا میره / من کاملا امیدوارم سایر مشکلات نیز بدست توانای اینچنین مدبرانی حل میشه

قمطریر

مایکروسافت حتماَ باید از تجربیات طراحان ثبت آنی در جهت بهینه سازی سیستم عامل های خود استفاده نماید تا بتواند سیستم عاملی بی بدیل به جهانیان عرضه نماید

کریمی 4 شازند

سپاسی زدامان گل پاکتر زآوای بلبل طربناکتر سرکار خانم سردفتر سهرابی از زحمات بی دریغ و بسیار حضرتعالی و سایر دست اندر کاران و میز بانان نشست پنجم و اجرای مراسم پر شکوه و پربار این نشست و نیز انتخاب محل مصفای استراحتگاه شرکت کنندگان و همچنین دعوت از فرهیختگان جهت ایراد مطالب آموزنده و با ارزششان ، صمیمانه تشکر و قدر دانی نموده و امیدوارم که همکاران بتوانند در فرصتهای مناسب جبران زحمات بنمایند.

صولت یاوری

باسلام برسرکارخانم سهرابی وجناب میرزابنویس کارشناس امور تبعی وخدمات ثبتی بنده چون هنوز درشوک ناشی ازثبت آنی وپس لرزه های آن مات ومبهوتم واصلا به این خدمات ثتبی توجهی نکرده ام .نوشته های چناب میرزابنویس برایم جالب بود که صادقانه وبلاعوض به قائم مقامی ازطرف سامانه ساز ،راه کارهای اصلاح این بخش ازسامانه بی نظیر ثبت آنی را ارائه فرمودند . درواقع کاری که طراحان سامانه باید بصورت مشروح ومستدل ضمن دستورالعمل اجرائی انجام میدادند. دراین پسب مجانا به انجام رسیده وبنده دربست با نظرات آقا سید موافقم . وازابتدا هم براین نظر بودم . ولی باید مراتب تاسف خودرا ازعدم کارشناسی اولیه برنامه وعدم نظارت سران دفاترمتخصص وکاربلد درطراحی ونیزدرمرحله رفع نواقص برای چندمین بار اعلام کنم . نتیجه این بی توجهی ،کندی بیش ازحد رفع نواقص وسطحی بودن اصلاحات نسبت به کل ایرادات حقوقی واجرائی است . نگاهی به تغییرات سامانه که ازروز شنبه رونمائی شده موید این ادعاست . این نواقص رفع شده جزء ابتدائی ترین کارکردهای هربرنامه است . که ما حتی قبل ازرونمائی ازسامانه طی اولین مشروحه خود برلزوم دارا بودن این قبیل امکانات تاکیدکرده بودیم وسوابق موضوع نیز م